Afin de faciliter la préparation de nos interprètes, veuillez préparer une liste des principales informations concernant votre événement et les prestations que vous attendez de la part de notre équipe d'interprètes. Cette liste doit réunir les informations suivantes : Date et lieu, heures exactes des interventions et durée de l’événement, domaine de spécialisation ou thème abordé (par ex. le solaire thermique, l'énergie éolienne ou les relations publiques), la ou les langues concernées, ainsi que le sens dans lequel l'interprétation devra être réalisée (par ex. de l'anglais vers l'allemand et l'espagnol). Pour les interprètes, il est également nécessaire de savoir pour quel public ils doivent interpréter et il est primordial qu’ils disposent d’un maximum d’informations sur la situation de communication. Une brève description de cette situation précisera par exemple le nombre d’auditeurs, le degré de confidentialité d’une négociation et la nationalité des participants à la conférence. En effet, l'interprète se préparera de façon différente si le public est composé d’initiés ou de non-spécialistes.

Il est également essentiel de définir à l'avance l'étendue de la prestation. Besoin d’interprètes simultanés et de leurs cabines d'interprétation respectives, d'interprètes consécutifs pour une négociation commerciale ou d’interprètes de liaison pour vous accompagner lors de la visite d'un salon professionnel ? Des conférences de presse ou des interviews seront-elles organisées en marge de votre événement ? Aurez-vous besoin, à une date ultérieure, de faire traduire les documents de la conférence ? 

Afin de définir vos besoins en matière d’interprétation, il est impératif que nous sachions à l'avance à quel moment telle ou telle langue sera parlée et dans quelle langue le discours devra être traduit. De même, il est pour nous tout aussi essentiel de savoir quelles sont les langues parlées par les auditeurs et si les interventions seront suivies par des séances de questions/réponses, etc.