15 Jahre TL TRANSLATIONES – 15 Tipps zur Beauftragung von Dolmetschern!

In unseren 15 Jahren als Dolmetscherinnenhaben wir so einiges erlebt. Die vielen Delegationsreisen, Pressekonferenzen, Tagungen und Fachkongresse, bei denen wir seit 2003 selbst im Einsatz waren, haben uns gezeigt, auf wie viele Details es ankommt, damit eine mehrsprachige Veranstaltung rundum gelingt.

Diese Erfahrungen kommen heute unseren Kunden zugute, denn wir achten von Anfang an auf jede Kleinigkeit, damit Ihre Veranstaltung kommunikativ optimal verläuft. Und auch unsere Kollegen aus ganz Deutschland , mit denen wir regelmäßig im Team arbeiten, profitieren von unserer professionellen Organisation und den guten Einsatzbedingungen, die wir ihnen bieten.

Für Kunden, die eine mehrsprachige Veranstaltung planen, ist es bei der Dolmetschersuche jedoch oftmals schwierig einzuschätzen, wie viele Dolmetscher für ein optimales Gelingen erforderlich sind und wie sie Professionalität und Qualität erkennen können. Tatsächlich beginnt ein gelungenes Event bereits bei der Auswahl der passenden Dolmetscher. Weitere wichtige Vorbereitungen bestehen in einem effektiven Briefing sowie in der Bereitstellung  der benötigten Dolmetschtechnik.

Unsere 15 Tipps für Sie – so setzen Sie erfolgreich professionelle Dolmetscher ein:

1.      Die Dienstleistung verstehen: Wer nicht regelmäßig Dolmetscher einsetzt, ist oft unsicher. Informieren Sie sich zunächst darüber, wie Dolmetscher arbeiten und worauf es hierbei für Sie als Kunden ankommt – Infos bieten nicht nur professionelle Sprachdienstleister wie TL TRANSLATIONES, sondern auch die Berufsverbände (siehe Punkt 4), die Webseiten der Universitäten, die Dolmetscher ausbilden ( z. B. Mainz, Leipzig, Heidelberg) und die Presse.

2.      Professionellen Anbieter suchen: Achten Sie bei einer Internetrecherche darauf, wer hinter dem Internetauftritt steht. Eine reine Vermittlungsagentur wird häufig von Kaufleuten betrieben, die keine Qualifikation als Dolmetscher haben, sondern lediglich Dolmetscher bereit stellen und deren Qualität nicht so sicher einschätzen können wie ein Dolmetscher selbst. Ein Qualitätsdienstleister zeichnet sich durch die fachliche Qualifikation für die Durchführung von Dolmetscheinsätzen aus, also durch eine einschlägige Ausbildung der Firmeninhaber als Dolmetscher und deren langjährige Erfahrung in der Praxis aus.

3.      Mitgliedschaft in Berufsverbänden: Die Mitgliedschaft in einem Branchenverband, z.B. im internationalen Konferenzdolmetscherverband aiic oder im deutschen Verband der Konferenzdolmetscher (VKD) im BDÜ e.V., signalisiert ebenfalls Professionalität und deutet auf ein gutes Netzwerk hin.

4.      Organisation aus einer Hand: Wenn Sie für Ihre Veranstaltung mehrere Sprachen benötigen, suchen Sie nach einem Netzwerk von Dolmetschern bzw. nach einem Anbieter, der alle benötigten Dolmetscher im Team  bereitstellt. Es ist aus einer Reihe von Gründen sehr zu empfehlen, ein Dolmetscherteam mit mehreren Sprachen grundsätzlich aus einer Hand zu buchen: Sie haben einen zentralen Ansprechpartner für Koordination, Beauftragung und Briefing.

5.      Stimme und Aussprache Nutzen Sie ggf. die auf den Webseiten professioneller Anbieter eingestellten Hörproben, um sich einen Eindruck von Stimme und Aussprache eines Dolmetschers zu machen. Bedenken Sie, dass eine klare, ruhige Aussprache für die Verständlichkeit einer Verdolmetschung wesentlich ist. Umgekehrt kann eine unangenehme Tonlage oder ein Sprachfehler wie Lispeln, Nuscheln oder verschliffene Aussprache selbst bei optimalen Sprachkenntnissen und korrektem Inhalt.

6.      Gezielte Angebotsanfrage: Professionalität im Dolmetschen hat viel mit guter Planung zu tun! Für die Kalkulation eines aussagekräftigen Angebots sind folgende Angaben in der Regel erforderlich:

●       Wo und wann findet die Veranstaltung statt?

●       Wie viele Stunden am Tag wird die Verdolmetschung benötigt?

●       Was ist das Thema der Veranstaltung?

●       Wer sind die Teilnehmer?

●       Welche Sprachen werden gesprochen und in welche Sprachen soll übersetzt werden?

●       Steht die erforderliche Technik (Dolmetschkabinen, Headsets) bereits zur Verfügung oder soll diese mit angeboten werden?

7.      Audio-Mitschnitt und Streaming: Das Produkt der Arbeit eines Dolmetschers, die Verdolmetschung, ist urheberrechtlich geschützt. Sollten Sie einen Mitschnitt der Tonspur oder ein Streaming für Ihre  Veranstaltung planen, können je nach Art der Verwendung oder Veröffentlichung Kosten entstehen.

8.      Professionelle Beratung: Achten Sie darauf, wie ein Sprachdienstleister auf Ihre Anfrage reagiert. Ein Qualitätsanbieter wird Sie innerhalb kurzer Zeit persönlich kontaktieren, um Rückfragen zu Ihrer Anfrage zu klären und Ihnen ein Angebot zu unterbreiten. Wer Sie bereits in der Angebotserstellung persönlich betreut und dabei zügig und gründlich arbeitet, wird Sie auch nach einer Beauftragung nicht enttäuschen!

9.      Prüfung und Vergleich von Angeboten: Wenn Sie verschiedene Angebote eingeholt haben, hinterfragen Sie die Leistungen und Preise ruhig kritisch. Es ist z.B. unrealistisch, dass ein Dolmetscher 4 Stunden am Stück allein im Einsatz ist. Werden Halbtages- oder Stundensätze anstatt des branchenüblichen Tagessatzes angeboten,  kann dies ebenfalls auf einen eher unseriösen Anbieter hinweisen.

10.  Rechtzeitige Buchung: Beachten Sie vor allem bei langfristigen Anfragen, dass es nur bedingt möglich ist, einen bestimmten Dolmetscher zu „blocken“. Buchen Sie so frühzeitig wie möglich! Solange Sie sich eine Beauftragung offenhalten, kann ein Dolmetscher inzwischen andere Aufträge annehmen – und steht dann für Ihren Einsatz möglicherweise nicht mehr zur Verfügung.

11.  Vorbereitungszeit der Dolmetscher: Je mehr Zeit Ihre Dolmetscher für eine gründliche Vorbereitung bekommen, umso besser! Auch wenn Ihre Dolmetscher bereits Erfahrungen in Ihrer Branche haben, benötigen sie dennoch je nach Dauer, Thema und Fachlichkeitsgrad Ihrer Veranstaltung Zeit, um sich auf die zu erwartenden Inhalte einzustellen,  in allen Situationen gut und schnell reagieren zu können und immer das wirklich passende Wort zu finden.

12.  Bereitstellung von Unterlagen: Sie können diese gründliche Vorbereitung der Dolmetscher sehr gut unterstützen! Stellen Sie den Dolmetschern alle verfügbaren Unterlagen so früh wie möglich, spätestens jedoch 1-2 Tage vor Veranstaltungsbeginn, zur Verfügung, etwa Hintergrundinfos wie Pressemitteilungen und Dossiers. Für die Dolmetscher am wichtigsten sind allerdings die Redeskripte und Präsentationsfoliensätze der Redner selbst. Machen Sie sich keine Sorgen um die Vertraulichkeit von Dokumenten – Dolmetscher sind per Berufsethos zur Diskretion verpflichtet und unterzeichnen bei Bedarf auch eine zusätzliche Verschwiegenheitserklärung.

13.  Akustik: Je besser Dolmetscher hören, umso besser ist auch die Qualität ihrer Arbeit. Stellen Sie eine funktionstüchtige Beschallung im Saal bereit und überlassen Sie den Einsatz der Mikrofone nicht dem Zufall, sondern der Betreuung eines Tontechnikers. Nicht nur die Dolmetscher werden es Ihnen danken, sondern auch Ihre Veranstaltungsteilnehmer!

14.  Pausen: Dolmetschen ist eine Tätigkeit, die höchste Konzentration erfordert. Deshalb arbeiten Dolmetscher in Zweier- oder Dreierteams und wechseln sich regelmäßig ab. Das bedeutet jedoch nicht, dass Pause hat, wer nicht dran ist: Der Dolmetscher, dessen Mikrofon gerade nicht offen ist, assistiert dem Kollegen / der Kollegin als “zusätzliches Paar Ohren”, notiert Namen und Zahlen oder hilft mit einer Vokabel aus. Zusätzlich benötigen Dolmetscher regelmäßige und ausreichende Pausen. Halten Sie sich an das geplante Programm. Wenn Sie Pausen streichen oder kürzen, fehlt den Dolmetschern wichtige Regenerationszeit!

15.  Feedback: Zu guter Letzt ist ein professionelles Dolmetscherteam dankbar für Ihre konstruktive Rückmeldung nach dem Einsatz. Scheuen Sie sich nicht, Ihr Feedback zu übermitteln! Wir sind dankbar für jede Anregung, die uns dabei unterstützt, unsere Leistung noch weiter zu steigern.

Wenn Sie diese 15 Punkte bei der Dolmetschersuche und während Ihrer Veranstaltung berücksichtigen, wird Ihr Event für alle Beteiligten ein voller Erfolg sein!